Qué es el CFDI: qué significa, para qué sirve y tipos

CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es la factura electrónica de México: un archivo XML con los datos de una operación (quién vende, quién compra, qué se vendió, cuánto costó y qué impuestos lleva) que tiene el sello digital de quien lo emite y el sello digital del SAT. Es el comprobante que las leyes fiscales obligan a emitir por ventas, ingresos, sueldos y retenciones, y el que respalda una deducción o el acreditamiento del IVA.

Esta guía explica qué quiere decir el nombre, para qué sirve, qué datos lleva, qué tipos existen y cómo se emite en la versión 4.0. Los temas que tienen catálogo o procedimiento propio (uso de CFDI, formas de pago, timbrado, cancelación) tienen su guía aparte y aquí se enlazan. Es orientación general, no asesoría fiscal.

Qué significa CFDI

Cada palabra del nombre describe una característica del documento:

• Comprobante: prueba que una operación ocurrió, sea una venta, un cobro, el pago de un sueldo o una retención de impuestos.
• Fiscal: tiene efectos ante el SAT. Sus reglas están en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF).
• Digital: nace como archivo electrónico en formato XML, no como papel.
• Por Internet: antes de entregarse al cliente se envía por internet al SAT o a un proveedor autorizado, que lo valida y lo certifica.

En el habla diaria, CFDI, factura electrónica y factura se usan como sinónimos. La diferencia es de alcance: toda factura que hoy se emite en México es un CFDI, pero no todo CFDI es una factura de venta. Un recibo de nómina y un recibo de pago también son CFDI. El concepto general de factura está en qué es una factura.

Qué es el CFDI en una factura

Cuando la palabra CFDI aparece en una factura o en un formulario para pedirla, puede referirse a tres cosas:

• El comprobante completo: la factura misma es el CFDI.
• El folio fiscal: el identificador único de 36 caracteres (UUID) que el comprobante recibe al certificarse.
• El uso de CFDI: la clave con la que el receptor indica para qué usará la factura, por ejemplo G03, Gastos en general. Es el dato que te piden junto con tu RFC cuando solicitas una factura; el catálogo completo y cuál elegir están en la guía de uso de CFDI.

Para qué sirve el CFDI

El CFDI sirve para dejar constancia fiscal de una operación ante las dos partes y ante el SAT:

• A quien lo emite le sirve para cumplir la obligación de expedir comprobantes por sus actos, actividades e ingresos, y para documentar el ingreso y los impuestos que trasladó.
• A quien lo recibe le sirve como soporte de sus deducciones y del IVA que acredita. El artículo 29-A del CFF dice que las cantidades amparadas en comprobantes que no reúnan los requisitos no podrán deducirse ni acreditarse.
• Al SAT le permite conocer la operación: el proveedor que certifica el comprobante se lo envía en ese mismo momento.
• También ampara pagos de nómina, retenciones de impuestos, pagos recibidos después de facturar y el traslado de mercancías.

Un ejemplo: una diseñadora cobra 10,000 pesos más IVA por un proyecto y emite un CFDI de ingreso por 11,600 pesos (sin considerar retenciones). Para ella documenta el ingreso y los 1,600 pesos de IVA trasladado; para su cliente es el soporte para deducir el gasto y acreditar ese IVA, si se cumplen los demás requisitos de las leyes fiscales.

Quién debe emitir CFDI y quién debe pedirlo

El artículo 29 del CFF obliga a emitir CFDI a los contribuyentes cuando las leyes fiscales les exigen expedir comprobantes por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que perciban o por las retenciones que efectúen. El mismo artículo obliga a pedirlo a quien adquiere bienes, recibe servicios, usa temporalmente un bien o sufre una retención.

Para emitir necesitas e.firma vigente, tener obligaciones fiscales registradas en el RFC y un Certificado de Sello Digital (CSD); las personas físicas pueden usar su e.firma en lugar del CSD en la herramienta Genera tu factura del SAT (regla 2.2.8 de la RMF). Cuando el cliente no da su RFC, la operación se considera celebrada con el público en general y se usa la clave genérica XAXX010101000, prevista en la regla 2.7.1.23 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 (RMF).

Qué contiene un CFDI: elementos y requisitos

Los elementos del CFDI son los requisitos del artículo 29-A del CFF:

• RFC, nombre o razón social y régimen fiscal de quien lo expide.
• Número de folio, sello digital del SAT y sello digital del emisor.
• Lugar y fecha de expedición.
• RFC, nombre o razón social y código postal del domicilio fiscal del receptor, más la clave del uso fiscal que le dará al comprobante.
• Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o descripción del servicio, con las claves de los catálogos del SAT.
• Valor unitario e importe total, con los impuestos trasladados desglosados por tasa y, en su caso, los retenidos.
• Si el pago se hace en una sola exhibición o no, y la forma en que se pagó. Las claves están en formas de pago del SAT.
• Amparar operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales. Un comprobante que no cumple este requisito se considera falso para efectos del CFF.

Todo esto vive en el XML, que es el comprobante. El PDF es su representación impresa, que puedes generar con la herramienta para convertir XML a factura PDF, y, según el artículo 29, fracción V, del CFF, "únicamente presume la existencia" del comprobante. La estructura del archivo se explica en el archivo XML de la factura.

Tipos de CFDI

El campo tipo de comprobante admite cinco claves:

• I, Ingreso: la factura de una venta de bienes o de una prestación de servicios.
• E, Egreso: la nota de crédito por devoluciones, descuentos o bonificaciones.
• T, Traslado: ampara el movimiento de mercancías; suele llevar el complemento Carta Porte.
• N, Nómina: el recibo de pago de sueldos y salarios.
• P, Pago: el recibo que se emite al cobrar una factura que no se pagó en una sola exhibición, con el complemento para recepción de pagos.

Aparte existe el CFDI de retenciones e información de pagos, que es un comprobante distinto con su propio estándar. Los complementos son bloques de información adicional que el SAT publica para sectores o actividades específicas (nómina, pagos, Carta Porte, comercio exterior) y que se agregan al CFDI.

Cómo se emite un CFDI: sellado y timbrado

Emitir un CFDI tiene cuatro pasos:

• Capturas los datos del cliente y de la operación en tu sistema de facturación, que arma el XML.
• El sistema sella el XML con tu CSD. Ese sello acredita que tú eres el autor.
• El XML se envía a un proveedor de certificación de CFDI (PAC) autorizado por el SAT, que valida los requisitos, asigna el folio fiscal e incorpora el sello digital del SAT. A eso se le llama timbrado de facturas.
• Entregas el XML a tu cliente y, si lo pide, la representación impresa.

El PAC rechaza el comprobante si pasan más de 72 horas entre la fecha en que lo generaste y el momento de certificarlo (regla 2.7.2.9 de la RMF). Si no quieres contratar un sistema, la regla 2.7.1.6 permite emitir sin PAC desde la herramienta gratuita Genera tu factura del Portal del SAT o desde la aplicación Factura SAT Móvil.

CFDI 4.0: la versión vigente

El estándar técnico del CFDI es el Anexo 20 de la RMF. El SAT informa en su página del Anexo 20 que la versión 4.0 se usa desde el 1 de enero de 2022 y que desde el 1 de abril de 2023 es la única válida. Sus cambios principales frente a la 3.3:

• El nombre o razón social del receptor es obligatorio.
• Se agregan como obligatorios el régimen fiscal y el código postal del domicilio fiscal del receptor.
• Se agrega el campo Exportación.
• Se agrega el campo Objeto del impuesto en cada concepto.
• Se agregan Periodicidad, Meses y Año para las facturas globales.

En la práctica, el RFC, el nombre y el código postal del receptor deben corresponder con los que el SAT tiene registrados, que son los que aparecen en su Constancia de Situación Fiscal. Si no coinciden, el PAC no timbra.

Después de emitir: cancelar, verificar y conservar

Un CFDI con errores no se edita: se cancela y, si la operación subsiste, se emite otro que lo sustituye. El artículo 29-A del CFF permite cancelar a más tardar en el mes en que deba presentarse la declaración anual del ISR del ejercicio en que se expidió, y siempre que el receptor acepte; las reglas del SAT prevén casos sin aceptación. Los motivos y el procedimiento están en cancelación de CFDI.

Quien recibe un CFDI puede comprobar su autenticidad en el verificador gratuito del SAT; el paso a paso está en cómo validar una factura en el SAT. Y tanto el emisor como el receptor deben conservar el XML: los comprobantes forman parte de la contabilidad, que el artículo 30 del CFF obliga a guardar, como regla general, cinco años contados desde que se presentó o debió presentarse la declaración relacionada.

Con el módulo de facturación de Cretia emites CFDI 4.0 de forma guiada y descargas el XML y el PDF para compartirlos con tu cliente. Cretia no es un PAC: el timbrado lo realiza un PAC certificado.