¿Qué es una factura y qué debe incluir un CFDI válido?

Una factura es un documento mercantil y fiscal que respalda una transacción de compraventa de bienes o servicios. En México, la factura electrónica (CFDI) es el único comprobante fiscal con validez ante el SAT. El SAT documenta el comprobante en su minisitio de factura electrónica. El texto vigente del Código Fiscal de la Federación está publicado por la Cámara de Diputados.

Las facturas cumplen varias funciones: permiten al comprador deducir el gasto de sus impuestos, al vendedor declarar sus ingresos ante el SAT, y a ambas partes contar con evidencia de la operación ante disputas o auditorías. Por eso debes conservar tanto tus facturas emitidas como las que recibes de tus proveedores durante al menos cinco años, el plazo que marca el Código Fiscal de la Federación para conservar contabilidad y comprobantes.

Los campos que exige el CFDI 4.0

• Emisor: RFC y régimen fiscal bajo el que tributa.
• Receptor: RFC, nombre o razón social tal como aparece en el SAT, código postal de su domicilio fiscal, régimen fiscal y el uso de CFDI que dará al comprobante.
• Conceptos: descripción, cantidad y valor unitario de cada producto o servicio, junto con su ClaveProdServ y ClaveUnidad del catálogo del SAT, que identifican qué se vendió y en qué unidad se midió.
• Impuestos desglosados, el método de pago (PUE o PPD) y la forma de pago utilizada.
• El sello digital y el folio fiscal (UUID) que el PAC asigna al timbrar, que hacen el comprobante único e inalterable.

El XML es la factura; el PDF es solo su representación

El archivo XML es el documento fiscal que tiene validez ante el SAT: contiene todos los campos anteriores más el sello digital, y es el que el SAT usa para validar la operación. El PDF que normalmente ves es solo una representación visual pensada para leerse fácilmente; si pierdes el XML y solo conservas el PDF, no puedes comprobar ni deducir la operación ante el SAT.

Qué hace que una factura sea deducible

Para que una factura sea deducible, además de contener todos los campos obligatorios, sus datos deben coincidir exactamente con los registrados en el SAT: el RFC y el nombre del receptor tal como aparecen en su constancia de situación fiscal, un uso de CFDI congruente con el gasto realizado, y el método y la forma de pago correctos. Cualquier discrepancia puede hacer que el SAT rechace la deducción, aunque el pago sí se haya realizado.

Un caso frecuente: si tu proveedor te entrega solo el PDF de una compra pero nunca te envía el XML, no podrás sustentar esa deducción ante una auditoría, porque el SAT únicamente reconoce el archivo XML como comprobante fiscal válido. Pide siempre ambos archivos al recibir una factura, no solo el PDF.

Tampoco cualquier recibo o nota de venta interna equivale a una factura: el único comprobante con validez fiscal es el CFDI timbrado por un PAC, con su propio folio fiscal. Una nota de venta sin timbrar no te permite deducir el gasto ni acreditar el IVA pagado, aunque el negocio te la entregue como comprobante de compra.

En México, la obligación de facturar aplica a todas las personas físicas y morales con actividad económica. La facturación electrónica es obligatoria desde 2014, y desde 2022 el estándar vigente es el CFDI 4.0, con los campos de receptor descritos arriba como requisito obligatorio.

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