Timbrado de facturas: qué es y cómo funciona el proceso SAT

El timbrado de facturas es el proceso mediante el cual un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) valida y sella digitalmente un comprobante fiscal, convirtiéndolo en un CFDI válido ante el SAT. El SAT documenta la factura electrónica. El texto vigente del Código Fiscal de la Federación está publicado por la Cámara de Diputados.

El recorrido de un CFDI, paso por paso

Antes de llegar al PAC, el comprobante pasa por varias etapas dentro de tu sistema de facturación. Primero se construye el archivo XML con los datos del emisor, el receptor, los conceptos y los impuestos. Después ese XML se sella con tu Certificado de Sello Digital (CSD), lo que garantiza que el contenido no se ha alterado y que quedó vinculado a tu RFC como emisor. Puedes revisar cómo se obtiene ese certificado en la guía para generar tu CSD.

Con el XML ya sellado por el emisor, el sistema lo envía al PAC. El PAC valida que la estructura cumpla con el estándar del CFDI vigente y que los catálogos usados (formas de pago, usos, claves de producto y servicio, unidades) existan y sean consistentes entre sí. Si todo es correcto, el PAC asigna el folio fiscal (UUID), incorpora el sello digital del SAT y regresa el XML timbrado, ya con validez fiscal.

Los rechazos más comunes al timbrar

La mayoría de los rechazos ocurren por datos que no coinciden con lo que el SAT tiene registrado, no por fallas del propio PAC.

• RFC del receptor mal escrito, no inscrito o cancelado: no aparece en la lista de RFC inscritos no cancelados del SAT (código CFDI40143).
• Nombre o razón social del receptor distinto al registrado ante el SAT. Se copia exactamente como aparece en la Constancia de Situación Fiscal, sin el régimen de capital; el detalle está en la guía del error CFDI40145.
• Código postal del domicilio fiscal del receptor distinto al que el SAT tiene registrado para su RFC; el detalle está en la guía del error CFDI40147.
• Clave de producto o servicio (ClaveProdServ) que no existe en el catálogo del SAT.
• Certificado de Sello Digital vencido o revocado: el CSD tiene una vigencia máxima de cuatro años (CFF, artículo 17-D); la fecha exacta está en el propio certificado.

Cuando el PAC rechaza un intento de timbrado, el CFDI simplemente no se genera: no hay que cancelarlo, porque nunca llegó a timbrarse. Basta con corregir el dato señalado y volver a enviarlo. Qué significa cada código de rechazo y dónde se corrige está en la guía de errores de timbrado CFDI 4.0. La causa más frecuente detrás de estos rechazos es que el emisor captura los datos del receptor de memoria o de una factura anterior, en lugar de pedirle los datos de su constancia de situación fiscal actualizada antes de facturar.

Por qué el PAC importa aunque no lo veas

El timbrado deja un registro inmediato en los sistemas del SAT. Por eso cualquier CFDI puede confirmarse después comparando su folio fiscal contra el registro oficial, algo que puedes hacer tú mismo en el servicio de Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o siguiendo la guía para validar una factura ante el SAT. Un XML que no pasó por un PAC autorizado, sin importar qué tan bien elaborado esté, no tiene validez fiscal.

Tu PAC también puede pedirte la carta manifiesto: el escrito, firmado con tu e.firma, en el que lo autorizas a entregar al SAT copia de los CFDI que te timbra.

Cretia no es un PAC: cuando emites una factura desde el módulo de facturación, tus datos se envían a un PAC autorizado por el SAT que realiza el timbrado, y Cretia se encarga de construir el CFDI correctamente y entregarte el XML y el PDF resultantes, ambos disponibles para descarga en cualquier momento. Mira precios y empieza la prueba de 14 días.