Uso de CFDI: catálogo SAT y cómo elegir la clave correcta

El uso del CFDI es un campo obligatorio en toda factura electrónica que indica la finalidad para la que el receptor utilizará el comprobante fiscal. El SAT publica un catálogo oficial con las claves permitidas.

Los grupos del catálogo de uso de CFDI

El catálogo agrupa las claves según el tipo de gasto o ingreso que representan. Al elegir la clave para un CFDI, conviene ubicar primero a qué grupo pertenece el gasto antes de buscar el código exacto.

• G01, G02 y G03: adquisición de mercancías, devoluciones o descuentos, y gastos en general de un negocio.
• I01 a I08: inversiones en activo fijo, como equipo de cómputo, transporte, mobiliario o construcciones.
• D01 a D10: deducciones personales de personas físicas, como honorarios médicos, gastos funerarios o donativos.
• CP01: pagos, la clave que se usa en el recibo electrónico de pago (REP) cuando una factura se cobra en parcialidades.
• CN01: nómina, exclusiva de los comprobantes de sueldos y salarios que emite un patrón.
• S01: sin efectos fiscales, cuando el receptor no va a deducir ni acreditar nada con ese comprobante.

El uso debe ser compatible con el régimen fiscal del receptor

El SAT no deja que se combine cualquier uso con cualquier régimen fiscal. El catálogo c_UsoCFDI publicado por el SAT define qué claves son válidas para cada régimen del receptor, y el PAC valida esa combinación antes de timbrar. Si capturas un uso que no está permitido para el régimen registrado del receptor, el comprobante se rechaza en el momento del timbrado, no después.

Esto explica por qué las claves D01 a D10 solo aplican a personas físicas: son deducciones personales del régimen de las personas físicas y no existen para el régimen general de personas morales. Una persona moral nunca debería recibir una factura con un uso D, y si el receptor es una persona física que no va a deducir ese gasto en su declaración anual, la clave correcta suele ser S01 o G03 según el caso.

Qué hacer si timbraste con el uso equivocado

El uso de CFDI, igual que el resto de los datos del comprobante, no se puede editar una vez timbrado. El XML ya quedó sellado por el PAC y registrado ante el SAT con esos datos exactos, así que corregir un error significa cancelar y volver a emitir.

El procedimiento es cancelar el CFDI original con el motivo 01 (comprobante emitido con errores con relación), indicando el folio fiscal del nuevo comprobante que lo sustituye, y generar una nueva factura con el uso correcto. Si el receptor ya aceptó el comprobante en su buzón tributario, revisa el proceso descrito en la guía de cancelación de CFDI antes de solicitarla, porque puede requerir su autorización.

Para evitar este retrabajo, confirma con el receptor el régimen fiscal y el uso que necesita antes de timbrar, sobre todo cuando factures a un cliente nuevo. Cretia guarda los datos fiscales de cada cliente una sola vez, para que puedas reutilizarlos en cada factura futura en lugar de volver a capturarlos de memoria y arriesgarte a elegir un uso incompatible con su régimen.

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