Cómo validar una factura en el SAT: guía paso a paso

Validar una factura en el SAT te permite confirmar que un CFDI fue timbrado correctamente y que no ha sido cancelado. Es especialmente útil cuando recibes facturas de proveedores y necesitas asegurarte de su autenticidad antes de deducirlas.

Qué necesitas para verificar un CFDI

El servicio oficial se llama Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet y está disponible en el portal del SAT sin necesidad de contraseña ni e.firma. Para consultar un comprobante necesitas cuatro datos:

• El folio fiscal (UUID) del CFDI, la cadena que identifica de forma única al comprobante.
• El RFC del emisor de la factura.
• El RFC del receptor de la factura.
• Los últimos ocho caracteres del sello digital del comprobante.

Estos datos aparecen tanto en el XML como en la representación impresa (PDF); el UUID se explica a detalle en folios digitales en facturas, donde puedes ver dónde ubicarlo exactamente en cada documento. También puedes escanear el código QR del PDF, que enlaza directamente a la consulta con los datos ya prellenados.

Qué significa cada resultado

Al capturar los datos, el sistema del SAT regresa uno de tres estatus:

• Vigente: el comprobante fue timbrado correctamente y no ha sido cancelado.
• Cancelado: el emisor canceló el comprobante ante el SAT; no debe usarse para deducir ni acreditar impuestos.
• No encontrado: los datos capturados no coinciden con ningún CFDI en la base del SAT, lo que puede indicar un error de captura o un comprobante apócrifo.

Que un CFDI aparezca como vigente no significa que sea deducible. La deducibilidad depende también de que el gasto esté relacionado con tu actividad, de que el uso del CFDI sea el correcto y de que el emisor no esté en el listado del artículo 69-B. Puedes revisar ese listado en lista negra SAT.

Verificar el XML y al emisor

Además del estatus en el portal, revisa el propio archivo XML: ahí puedes confirmar la cadena original, el sello y los datos del complemento, por ejemplo el de pago cuando la factura se emitió con método PPD. El XML es el documento fiscal válido; el PDF es solo su representación impresa, así que ante cualquier duda, valida siempre contra el XML. Puedes revisar su estructura completa en el archivo XML de la factura.

Antes de aceptar facturas de un proveedor nuevo conviene también revisar su RFC contra el listado del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación, que identifica a contribuyentes que el SAT presume emiten comprobantes sin operación real (EFOS). Aceptar y deducir facturas de un proveedor en esa lista puede hacer que el SAT te rechace la deducción a ti como receptor, aunque el CFDI aparezca como vigente el día en que lo recibiste.

Cuándo conviene repetir la validación

No basta con validar un CFDI una sola vez al recibirlo. Un comprobante que hoy está vigente puede ser cancelado después por el emisor, por ejemplo si acepta una corrección o una devolución. Conviene volver a verificar el estatus de tus facturas de proveedores antes de presentar tu declaración, sobre todo si transcurrió tiempo entre la recepción del CFDI y el cierre del periodo en que planeas deducirlo.

Conserva el XML de cada factura que uses como gasto deducible, no solo el PDF: así, si más adelante necesitas repetir esta verificación, ya tienes a la mano el UUID, el RFC del emisor y el sello que te pedirá el verificador del SAT. En Cretia puedes guardar y consultar esos comprobantes desde el módulo de facturación. Mira precios y empieza la prueba de 14 días.