Firma electrónica SAT (e.firma): requisitos y trámite

La firma electrónica del SAT, llamada e.firma (antes FIEL), es un conjunto de archivos digitales —un certificado .cer, una llave privada .key y una contraseña— que te identifican en trámites fiscales con la misma validez legal que tu firma autógrafa, conforme al artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación.

No es lo mismo que el Certificado de Sello Digital (CSD) con el que se sellan las facturas. La e.firma sirve para identificarte ante el SAT; el CSD, que se genera con ella, es el que usa tu sistema de facturación para sellar cada CFDI. Esta guía cubre qué es, los requisitos, cómo tramitarla por primera vez, qué sí puedes hacer en línea y cómo pasas de la e.firma a facturar.

Qué es la e.firma SAT y para qué sirve

La e.firma es la firma electrónica avanzada que emite el SAT. Con ella firmas declaraciones, avisos y solicitudes en el portal, entras al buzón tributario, pides devoluciones y, sobre todo, generas tu CSD. Si estás dando de alta el negocio, suele ser el trámite que sigue al RFC. La definición corta también está en el glosario: e.firma y en el glosario: SAT.

En el día a día la usas para:

• Presentar declaraciones y avisos en el portal del SAT.
• Generar o renovar tu CSD para facturar.
• Activar y consultar el buzón tributario.
• Solicitar devoluciones y atender requerimientos.
• Firmar trámites de otras dependencias que aceptan e.firma.

Requisitos para tramitar la e.firma

El trámite de primera vez no se concluye desde casa: el SAT registra tus datos biométricos en una oficina. Antes de agendar, junta:

• Identificación oficial vigente (credencial para votar, pasaporte o cédula profesional, según el catálogo del SAT).
• CURP.
• Comprobante de domicilio vigente según el catálogo del SAT (Anexo 1-A de la Resolución Miscelánea Fiscal). La credencial para votar puede servir si el domicilio es visible y está en territorio nacional.
• Memoria USB, preferentemente nueva, para guardar los archivos que te entreguen.
• Cita previa en citas.sat.gob.mx para el servicio de e.firma de personas físicas.

Si eres extranjero, lleva además el documento migratorio vigente expedido por el Instituto Nacional de Migración. Esta guía cubre sobre todo el trámite de persona física. En personas morales la cita es distinta: la hace el representante legal, que ya debe tener su e.firma de persona física, y lleva la documentación societaria que el SAT pida (acta constitutiva y, en su caso, poder).

En la cita el SAT captura fotografía, huellas dactilares, iris y firma autógrafa. Sin esa validación biométrica no se emite el certificado de primera vez.

Cómo tramitar la e.firma por primera vez

Agenda la cita en citas.sat.gob.mx, elige el trámite de e.firma para personas físicas y reserva fecha y oficina. El SAT describe el trámite de primera vez en Obtén tu certificado de e.firma. Acude con los requisitos: el trámite es gratuito. Al concluir, conserva juntos los tres elementos que te entregan: el .cer, el .key y la contraseña que tú definiste. El SAT no puede recuperar esa contraseña.

Haz una copia de respaldo en un lugar seguro. Sin el .key y la contraseña no puedes usar la e.firma ni generar un CSD. El SAT no puede recuperar esa contraseña; el .cer sí se puede volver a descargar desde CertiSAT. La cita se agenda en línea; la generación del certificado de primera vez, no. Si buscas “firma electrónica SAT en línea”, lo que sí es en línea es agendar y, más adelante, renovar cuando ya tienes una e.firma.

Cómo renovar la e.firma en línea

La primera vez no es 100% en línea. La renovación sí puede serlo, según qué tan vigente esté tu certificado:

• Si sigue vigente: renuévala en línea con la aplicación Certifica y CertiSAT Web, firmando la solicitud con tu e.firma actual. Conviene hacerlo semanas antes del vencimiento.
• Si ya venció, pero hace un año o menos, y eres persona física mayor de 18 años: el SAT permite pedir autorización en SAT ID. Después de la autorización generas los archivos en Certifica y concluyes en CertiSAT Web con la e.firma caduca. Si perdiste el .key o la contraseña, este camino no aplica: hay que ir en persona.
• Si venció hace más de un año: la renovación es presencial, con cita, en una oficina que preste el servicio.

La vigencia es de cuatro años. Tu CSD también dura cuatro años y se genera con una e.firma vigente; si dejas vencer las dos, primero recuperas la e.firma y después el CSD. Anota ambas fechas.

Si el SAT deja sin efectos tu e.firma, o perdiste los archivos, tramitas una nueva en persona, como la primera vez. Mientras no tengas e.firma vigente no puedes generar un CSD nuevo ni presentar los trámites que dependan de ella.

e.firma, CSD y contraseña: en qué se diferencian

• e.firma o FIEL: identifica tu identidad legal ante el SAT y sirve para presentar declaraciones, tramitar el CSD, entrar al buzón tributario y realizar casi cualquier trámite que requiera tu firma con validez legal.
• CSD: se genera a partir de tu e.firma y sirve exclusivamente para sellar tus facturas electrónicas (CFDI); el timbrado lo hace un PAC. No sirve para presentar declaraciones ni otros trámites generales. El glosario de CSD y la guía para generar tu CSD lo detallan.
• Contraseña, antes llamada Clave CIEC: es una clave de acceso más simple, útil para consultar el portal del SAT, descargar tu constancia de situación fiscal o revisar tu buzón, pero no tiene el mismo peso legal que la e.firma y con ella no puedes generar un CSD.

En un sistema conectado a un PAC, como Cretia, no uses la e.firma para sellar CFDI: el sello de la factura es el CSD. Las personas físicas sí pueden emitir CFDI solo con su e.firma en la aplicación gratuita del SAT; esa facilidad no aplica cuando facturas desde un PAC. Si ya tienes e.firma vigente, puedes armar la solicitud del CSD en el generador de CSD de Cretia: la firma ocurre en tu navegador y la llave privada no se sube a un servidor.

De la e.firma a facturar CFDI

Con la e.firma vigente generas el CSD, cargas el .cer y el .key del CSD en tu sistema de facturación y a partir de ahí emites CFDI. Cretia no es un PAC: envía tus comprobantes a un PAC certificado para timbrarlos. Nunca te pide el .key de la e.firma para emitir una factura; usa el CSD. El comprobante en sí se explica en qué es un CFDI.

Si emites pocas facturas, el portal gratuito del SAT puede bastar. Si ya facturas seguido —o quieres catálogo de clientes, XML y PDF en un solo lugar— conoce el módulo de facturación o mira precios y empieza la prueba de 14 días. También te sirve si facturas como persona física.

Cómo cuidar tus archivos

Guarda el .cer, el .key y la contraseña aparte de la computadora del día a día. No los compartas ni los envíes por correo o chat: quien tenga el .key y la contraseña puede firmar trámites a tu nombre.

Cretia sella con tu CSD, no con tu e.firma. Para emitir CFDI 4.0 desde la nube, entra al módulo de facturación o empieza la prueba de 14 días.