Documentos contables y comerciales: tipos y ejemplos

En la operación diaria de cualquier negocio circulan documentos que respaldan las compras, las ventas y los pagos. Conocer los principales documentos contables y comerciales —y saber para qué sirve cada uno— te ayuda a mantener tu información ordenada y a cumplir con tus obligaciones fiscales.

Documentos contables

Los documentos contables son aquellos que registran una operación con efecto en la contabilidad y, en muchos casos, fiscal. El más importante en México es la factura electrónica o CFDI, que ampara una venta o un servicio. El SAT documenta el comprobante en su minisitio de factura electrónica. También son documentos contables el recibo de pago, la nota de crédito (que disminuye el valor de una factura), la nota de débito, los recibos de nómina y los estados de cuenta bancarios.

Documentos no contables y mercantiles

Los documentos no contables, en cambio, respaldan una operación comercial pero no generan por sí mismos un registro contable. Aquí entran la cotización (la oferta de precio que envías a un cliente), la orden de compra, la nota de remisión que acompaña la entrega de mercancía y la carta comercial, usada para comunicaciones formales entre empresas. Aunque no se contabilizan, son la antesala de operaciones que sí lo harán.

Un tercer grupo son los documentos mercantiles o de crédito, que representan un compromiso de pago. Los más comunes son el pagaré (una promesa de pagar una cantidad en una fecha), el cheque (una orden de pago contra una cuenta bancaria) y la letra de cambio. Estos documentos tienen valor legal y se usan para formalizar créditos entre las partes.

Un ejemplo del flujo completo ayuda a verlo claro: un cliente te pide una cotización (no contable); al aceptarla, emite una orden de compra (no contable); entregas la mercancía con una nota de remisión (no contable) y, al concretarse la venta, emites la factura o CFDI (contable). Si el pago es a plazo, puede firmarse un pagaré (mercantil).

El flujo operativo completo: de la cotización al pago

Estos documentos no viven aislados: forman una cadena que puedes seguir en cada venta, del primer contacto con el cliente hasta el cobro. Todo arranca con una cotización, que puedes generar desde el módulo de cotizaciones para fijar precio y condiciones; si el cliente acepta, se genera una orden de compra; entregas la mercancía o el servicio respaldado por una nota de remisión y, al concretarse la operación, conviertes la cotización en factura o CFDI. Si el pago no fue de contado, más adelante debes timbrar el complemento de pago que acredita cuándo y cómo se cobró; puedes revisar cómo funciona este comprobante en el artículo sobre el recibo electrónico de pago. Seguir esta cadena en orden evita que factures antes de tener una orden de compra confirmada o que se te olvide timbrar el complemento cuando el cobro llega después de la factura.

Cuánto tiempo debes conservar cada documento

El SAT exige conservar tu contabilidad y los comprobantes que la respaldan durante 5 años, contados a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración relacionada con esos documentos, conforme al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación. Esto aplica a los CFDI de ingresos y de gastos, a los recibos de nómina, a los estados de cuenta bancarios y, en general, a cualquier documento contable que uses para sustentar una deducción o acreditar un impuesto. Los documentos no contables, como cotizaciones u órdenes de compra ya facturadas, no tienen un plazo fiscal obligatorio, pero conviene guardarlos el mismo tiempo para poder reconstruir el expediente completo de una operación si el SAT te solicita información.

Para el SAT, conservar los documentos contables —en especial los CFDI de ingresos y gastos— es obligatorio, ya que son la base para calcular tus impuestos y deducir tus gastos. Mantenerlos organizados durante todo el año evita problemas en una revisión y facilita tu contabilidad.

Con Cretia centralizas los documentos clave de tu negocio: generas cotizaciones, las conviertes en facturas desde el módulo de facturación y llevas el control de tus ingresos y gastos en una sola plataforma, conectando el mundo comercial con el contable sin duplicar el trabajo. Mira precios y empieza la prueba de 14 días.