Contabilidad electrónica: requisitos y envío al SAT

La contabilidad electrónica es la obligación de enviar al SAT la información contable de tu empresa a través de medios electrónicos. Esto incluye el catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas del periodo.

Quién está obligado y quién no

No todos los contribuyentes tienen que enviar la contabilidad electrónica completa. Las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial que no caen dentro de un régimen o nivel de ingresos exento deben cumplir con el envío completo. En cambio, las personas físicas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) y, en general, las personas físicas cuyos ingresos se mantienen por debajo de los límites que marca la ley, no están obligadas a enviar la balanza de comprobación, aunque de cualquier forma deben conservar su contabilidad ordenada y disponible por si el SAT la solicita. Si no tienes claro en qué situación estás, revisa tus obligaciones fiscales registradas ante el SAT para saber exactamente qué te corresponde enviar.

Los tres archivos que forman la contabilidad electrónica

• catálogo de cuentas: la lista de las cuentas contables que usa tu empresa, con su código agrupador correspondiente
• balanza de comprobación: el resumen de saldos iniciales, movimientos y saldos finales de cada cuenta en el periodo
• pólizas: el detalle de cada registro contable individual, con las cuentas afectadas y los documentos que lo soportan

Los tres se generan en formato XML siguiendo las especificaciones técnicas que publica el SAT, no en PDF ni en hojas de cálculo. Cada cuenta debe llevar además su código agrupador, una clasificación estándar que permite al SAT comparar tu información contable con la de otros contribuyentes de forma automatizada, independientemente del nombre que le hayas dado a la cuenta en tu propio sistema.

Cada cuándo se envía cada archivo

El catálogo de cuentas se envía la primera vez que cumples con la obligación, y solo vuelves a enviarlo si haces cambios en tu estructura contable. La balanza de comprobación sigue una periodicidad mensual, con un envío adicional al cierre del ejercicio que incluye los ajustes anuales. Las pólizas, en cambio, no se envían de forma rutinaria: el SAT las solicita puntualmente cuando ejerce facultades de comprobación, como una auditoría o una compulsa, o cuando presentas una solicitud de devolución o compensación de saldos a favor.

Cómo se presenta ante el SAT

El envío se realiza a través del buzón tributario, cargando los archivos XML correspondientes dentro de la aplicación de contabilidad electrónica del portal del SAT. Conserva esos archivos y el resto de tu contabilidad durante al menos cinco años, que es el plazo legal mínimo de conservación. Si te llega un requerimiento del SAT y no puedes mostrar los archivos correspondientes a ese periodo, la autoridad puede considerar que no cumpliste con la obligación aunque sí hayas hecho el envío mensual a tiempo, así que guardar el respaldo es tan importante como enviarlo.

Cretia registra automáticamente tus ingresos y gastos desde el módulo de contabilidad conforme facturas y registras movimientos, lo que te da una base ordenada para armar tu catálogo de cuentas y tu balanza. Cretia no genera ni envía los archivos XML de la contabilidad electrónica al SAT: ese envío lo haces tú directamente en el portal del SAT, con la información que ya tienes ordenada.