¿Has emitido una factura con error o el cliente ya no la requiere?

Imagina que, después de enviar tu CFDI, te das cuenta de que el RFC del cliente tiene un dígito incorrecto… En este artículo, aprenderás cómo solicitar la cancelación de un CFDI de forma clara y sencilla, y cómo puedes llevar tu facturación en línea sin complicarte.

¿Qué es la cancelación de CFDI?

La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el proceso mediante el cual se anula una factura electrónica previamente emitida, ya sea porque contiene errores, porque fue duplicada, o porque la operación relacionada nunca se llevó a cabo.

Desde la entrada en vigor del CFDI 4.0, el SAT ha definido lineamientos específicos sobre cuándo y cómo se puede cancelar una factura, así como los motivos válidos que deben señalarse al momento de realizar la solicitud. Cancelar un CFDI no es simplemente borrarlo: debe hacerse de forma correcta para evitar sanciones y cumplir con los requisitos fiscales.

Motivos de cancelación de CFDI

A continuación, te compartimos una tabla con los cuatro motivos oficiales de cancelación establecidos por el SAT, su descripción y en qué casos se recomienda su uso:

Nota: Usar un motivo incorrecto puede generar rechazo de cancelación o incluso observaciones fiscales por parte del SAT.

Requisitos para cancelar un CFDI

Antes de iniciar el proceso de cancelación, asegúrate de contar con lo siguiente:

• Acceso al portal del SAT
  Puedes hacerlo con tu RFC y contraseña o utilizando tu e.firma. La cancelación se realiza desde la sección “Factura electrónica → Cancela CFDI”.

• Tener activo tu Buzón Tributario
  Es indispensable para que el receptor reciba la solicitud de cancelación y tenga la posibilidad de aceptarla o rechazarla.

• Folio fiscal (UUID) del CFDI a cancelar
  Este identificador único es necesario para localizar la factura que deseas cancelar.

• Seleccionar el motivo de cancelación correcto
  El motivo debe ajustarse con precisión al tipo de error o situación que estás corrigiendo.

• Relacionar CFDI sustituto (si aplica)
  En caso de utilizar el motivo “01 – errores con relación”, deberás proporcionar el UUID del nuevo CFDI emitido.

• Cumplir con los plazos establecidos
  Para ciertas operaciones (como ingresos del ejercicio anterior), solo se pueden cancelar antes del 31 de enero del año siguiente.

Errores comunes y sanciones del SAT

La cancelación de facturas electrónicas es un proceso que puede parecer sencillo, pero existen varios errores frecuentes que pueden causarte problemas fiscales. A continuación, te compartimos los más comunes y cómo evitarlos:

1. Elegir un motivo incorrecto
   Usar la clave 02 cuando realmente se necesita emitir un CFDI sustituto (motivo 01) puede invalidar el proceso.

2. Omitir relacionar el CFDI sustituto
   Cuando se usa el motivo 01, no incluir el UUID del nuevo CFDI es un error que impide la cancelación.

3. No cumplir con los plazos establecidos
   Cancelar facturas fuera de tiempo puede derivar en multas o en que el receptor no acepte la solicitud.

4. Descuidar el Buzón Tributario
   Si tú o el cliente no tienen el Buzón activo, pueden perderse las notificaciones y bloquear el proceso.

5. Duplicar facturas sin intención
   Emitir varias veces un CFDI por el mismo servicio sin cancelarlas correctamente puede levantar alertas ante el SAT.

Posibles sanciones del SAT

El SAT puede imponer multas si detecta que estás cancelando un CFDI sin justificación válida o si incumples con el procedimiento. Algunas consecuencias son:

• Multas de entre 5% y 10% del monto de la factura.

• Pérdida de deducibilidad en facturas mal canceladas.

• Observaciones o auditorías por irregularidades en tus comprobantes fiscales.

Recomendaciones para evitar errores

• Revisa siempre la información antes de timbrar (RFC, importe, descripción, uso de CFDI).

• Utiliza un sistema de facturación confiable que te ayude a validar datos.

• Activa y revisa tu Buzón Tributario regularmente.

• Capacita a tu equipo o contadores en el uso correcto del CFDI 4.0 y motivos de cancelación.

• Guarda los acuses de cancelación y comprobantes sustitutos como respaldo.

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• Mantener tus datos actualizados conforme a la versión CFDI 4.0 del SAT.

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Referencias

• Servicio de Administración Tributaria (SAT) – Cancelación de Facturas Electrónicas

  http://omawww.sat.gob.mx/factura/Paginas/cancela_procesocancelacion.htm