¿Alguna vez has recibido una factura electrónica y te preguntaste qué es ese archivo con terminación .xml que te enviaron junto al PDF? Si tienes un negocio, trabajas como freelance o simplemente quieres entender mejor cómo funciona la facturación en línea, esta información es crucial para ti.

En esta guía te explicamos de forma clara y sencilla qué es el archivo XML, cómo se genera, para qué sirve, y cómo puedes descargarlo fácilmente.

Entendiendo el papel del archivo XML en la facturación

El archivo XML (eXtensible Markup Language) es el formato oficial que utiliza el SAT (Servicio de Administración Tributaria) para estructurar toda la información de una factura electrónica, también conocida como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Mientras que el PDF es solo una representación visual, el archivo XML es el verdadero documento con validez fiscal. Dentro del XML se encuentran datos como:

• RFC del emisor y del receptor.

• Detalles de productos o servicios vendidos.

• Montos de impuestos (IVA, ISR, etc.).

• Métodos y formas de pago.

• Sello digital del SAT.

Cuando emites una factura a través de una plataforma autorizada, el sistema genera automáticamente este archivo en formato XML y lo envía al SAT para su validación y timbrado. Solo después de ese proceso, tu factura se considera oficial.

¿Quién emite el archivo XML y cómo se genera?

El archivo XML es generado por:

• Proveedores autorizados de certificación (PACs).

• Sistemas de facturación electrónica como Cretia.app.

• El portal del SAT, en casos de facturación directa.

Cuando registras la información de una venta o servicio, el sistema crea el archivo XML estructurando todos los datos fiscales de acuerdo con los requisitos del SAT. Luego, se envía para timbrado, donde se le asigna un folio fiscal único (UUID) y se sella digitalmente.

¿Cuándo se genera?

Justo en el momento de emitir una factura electrónica, tras capturar y validar los datos.

¿Cómo se usa el archivo XML de una factura?

El XML tiene varios usos importantes para negocios y contribuyentes:

• Declaraciones fiscales: El SAT usa los datos del XML para calcular impuestos.

• Contabilidad electrónica: Muchos sistemas contables leen directamente los archivos XML.

• Auditorías: El XML es la prueba oficial de las operaciones realizadas.

• Deducción de impuestos: Empresas y freelancers necesitan el XML para comprobar gastos ante el SAT.

Sin el XML, no puedes validar legalmente una transacción fiscal.

Ejemplo de archivo XML de una factura electrónica

Un archivo XML se ve como un código estructurado. Un fragmento podría lucir así:

Aunque a simple vista parece complejo, cada etiqueta contiene información esencial para el SAT.

Mini-Tutorial: ¿Cómo descargar el XML de una factura electrónica?

Si necesitas descargar el XML de factura que te emitieron, aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso desde el portal del SAT:

1. Ingresa al portal de facturación del SAT

2. Da clic en “Consulta Facturas Recibidas”.

3. Inicia sesión con tu RFC y contraseña o tu e.firma.

4. Utiliza los filtros para buscar la factura (por fecha, RFC del emisor, monto, etc.).

5. En los resultados, ubica la factura y selecciona la opción “Descargar XML”.

6. Guarda el archivo en un lugar seguro en tu computadora o en la nube.

   
   

Cómo manejar y guardar correctamente tus archivos XML

El correcto manejo de tus archivos XML es fundamental para garantizar el cumplimiento fiscal y la facilidad de acceso cuando sea necesario. Aquí algunas recomendaciones:

• Guarda el XML y el PDF juntos: Aunque el PDF no tiene valor fiscal, es útil para consulta rápida.

• Organiza tus archivos: Usa carpetas por año, mes o tipo de gasto para facilitar búsquedas futuras.

• Respalda en la nube: Utiliza servicios seguros como Google Drive, Dropbox o plataformas especializadas en facturación.

• No edites los archivos: Modificar un XML invalida su autenticidad ante el SAT.

• Utiliza sistemas de gestión: Herramientas como cretia.app permiten almacenar, consultar y administrar automáticamente tus facturas.

Con una buena organización evitarás pérdidas de documentos importantes y agilizarás tu contabilidad.

¿Qué hacer si no tienes el archivo XML de una factura?

• Solicítalo directamente al proveedor que emitió la factura.

• Recupéralo desde el portal del SAT si la factura fue correctamente timbrada.

• Usa un sistema como Cretia.app, que facilita la descarga masiva y administración de tus CFDIs.

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En Cretia hacemos que la gestión de tus facturas sea mucho más sencilla:

• Genera facturas electrónicas válidas ante el SAT en segundos.

• Descarga XML de factura automáticamente sin complicaciones.

• Organiza todos tus CFDI en un solo lugar.

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