¿Te ha pasado que no sabes si realmente tu negocio está generando ganancias o simplemente está sobreviviendo?
Muchos emprendedores y dueños de pequeños negocios comienzan sin una guía clara sobre cómo llevar sus finanzas. Aquí es donde entran los Estados Financieros, una herramienta fundamental para entender la salud de tu empresa.

¿Qué son los Estados Financieros?

Los Estados Financieros son documentos contables que resumen la situación económica de un negocio en un periodo determinado. Nos permiten conocer si una empresa gana, pierde, cuánto debe, cuánto tiene y cómo se están usando los recursos.

Características principales:

• Son periódicos (generalmente mensuales, trimestrales o anuales).

• Reflejan la realidad financiera de la empresa en ese momento.

• Son requeridos por ley para ciertas declaraciones fiscales (por ejemplo, ante el SAT).

• Ayudan en la toma de decisiones estratégicas y fiscales.

¿Por qué son importantes?

Porque te dan control. Ya sea que seas una persona física con actividad empresarial, un freelancer o dirijas una pyme, los estados financieros te permiten:

• Saber si estás teniendo ganancias reales.

• Determinar si puedes invertir, contratar o reducir gastos.

• Cumplir con obligaciones fiscales y facilitar la facturación en línea.

• Acceder a créditos o apoyos gubernamentales al tener tu información ordenada.

Tipos de Estados Financieros

A continuación te explicamos los principales Estados Financieros que debes conocer, qué información contienen, para qué sirven y cada cuánto deberías generarlos:

1. Balance General

¿Qué muestra?
El Balance General (también llamado Estado de Situación Financiera) muestra la situación financiera de tu empresa en un momento específico, detallando lo que tienes (activos), lo que debes (pasivos) y lo que realmente es tuyo (capital contable).

¿Qué información incluye?

• Activos: dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, maquinaria, mobiliario.

• Pasivos: deudas con proveedores, préstamos, impuestos por pagar.

• Capital: aportaciones de socios, utilidades acumuladas.

¿Para qué sirve?

• Evaluar la estabilidad financiera del negocio.

• Conocer tu capacidad para pagar deudas.

• Presentar a inversionistas o bancos.

¿Cuándo se usa?

• Para reportes internos mensuales.

• Al cierre de ejercicio fiscal.

• Al solicitar financiamiento o inversión.

Periodicidad recomendada: mensual o trimestral.

2. Estado de Resultados

¿Qué muestra?
También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, muestra si el negocio tuvo utilidades o pérdidas en un periodo determinado.

¿Qué información incluye?

• Ingresos operativos: ventas o servicios prestados.

• Costos y gastos: sueldos, renta, servicios, insumos.

• Utilidad bruta y neta: lo que queda después de pagar gastos.

¿Para qué sirve?

• Evaluar el rendimiento financiero del negocio.

• Detectar fugas de dinero.

• Tomar decisiones de reducción de gastos o aumento de precios.

¿Cuándo se usa?

• Para revisión mensual del desempeño.

• Para declaraciones fiscales.

• Al presentar resultados a socios o inversionistas.

Periodicidad recomendada: mensual.

3. Estado de Flujo de Efectivo

¿Qué muestra?
Detalla cómo entra y sale el dinero de tu empresa, ayudando a identificar si hay suficiente liquidez.

¿Qué información incluye?

• Entradas: cobros por ventas, préstamos recibidos, aportaciones de socios.

• Salidas: pagos de nómina, proveedores, impuestos, servicios.

¿Para qué sirve?

• Asegurarse de que el negocio pueda cubrir sus obligaciones a corto plazo.

• Detectar si hay problemas de flujo aún con buenas ventas.

¿Cuándo se usa?

• En análisis financiero mensual.

• Al preparar planes de inversión o expansión.

• Al evaluar la viabilidad del negocio.

Periodicidad recomendada: mensual.

¿Cómo llevar tus Estados Financieros paso a paso?

Tener tus finanzas bajo control no tiene por qué ser complicado. Sigue estos pasos básicos para empezar a generar y mantener tus Estados Financieros:

1. Lleva el control de tus ingresos y egresos

Registra todas tus operaciones: ventas, pagos, cobros, compras. Usa herramientas de facturación en línea como Cretia para emitir CFDI de manera correcta. No dejes ningún movimiento fuera, incluso los pagos en efectivo.

Importante: El SAT requiere que todas las operaciones estén respaldadas por un CFDI. Mantener estos registros al día es clave para evitar multas.

2. Clasifica tus movimientos correctamente

Organiza tus gastos por categorías (operativos, administrativos, financieros). Lo mismo aplica para tus ingresos (venta de productos, servicios, ingresos extraordinarios). Esta clasificación es fundamental para que tus reportes sean claros y útiles.

3. Revisa tus cuentas bancarias cada mes

Haz conciliaciones bancarias, es decir, compara tu registro interno con el estado de cuenta del banco. Si hay diferencias, investiga y corrige. Esto evita errores contables y posibles observaciones fiscales.

4. Elabora los Estados Financieros

Con la información registrada y clasificada, genera tu:

• Balance General

• Estado de Resultados

• Estado de Flujo de Efectivo

Puedes hacerlo con una plantilla de Excel o con plataformas automatizadas como Cretia, que generan los reportes por ti en segundos.

5. Consulta regularmente con un profesional

Aunque lleves el control tú mismo, es recomendable que un contador revise tus reportes al menos una vez al trimestre. Esto te da certeza legal y fiscal, especialmente si eres una persona física con actividad empresarial.

¿Qué pasa si no tienes tus Estados Financieros al día?

No llevar tus Estados Financieros puede tener consecuencias graves:

• Falta de control: No sabrás si estás ganando o perdiendo dinero.

• Errores fiscales: Puedes declarar impuestos incorrectamente.

• Dificultad para crecer: No tendrás información clave para tomar decisiones.

• Sanciones del SAT: Si no puedes justificar tus ingresos y egresos, puedes recibir multas o auditorías.

Sanciones del SAT (según el Código Fiscal de la Federación):

• Multas por no llevar contabilidad: desde $1,400 hasta $17,370.

• Suspensión del sello digital para emitir facturas.

• Revisión profunda o auditoría.

¿Cómo evitar errores comunes?

• Registra tus operaciones diariamente. No lo dejes para el final del mes.

• Respalda todo con CFDI. Asegúrate de emitir y recibir comprobantes válidos.

• Evita mezclar gastos personales con los del negocio. Usa cuentas separadas.

• Revisa tus reportes antes de presentar declaraciones.

• Capacítate o usa herramientas confiables como Cretia.

Nota: Esta guía tiene fines informativos. Para casos específicos o dudas fiscales, te recomendamos consultar a un contador o asesor fiscal profesional.

¿Cómo te ayuda Cretia?

En Cretia entendemos que no todos los emprendedores tienen conocimientos contables, pero todos necesitan llevar el control de su negocio.
Con nuestra plataforma puedes:

• Emitir CFDI de manera sencilla.

• Registrar tus ingresos y egresos automáticamente.

• Generar reportes contables como el Estado de Resultados o el Balance General con solo unos clics.

• Estar al día con tus obligaciones fiscales como persona física.

Prueba Cretia gratis y lleva el control de tu negocio sin complicaciones.

Referencias:

1. Servicio de Administración Tributaria (SAT). “Contabilidad para Personas Físicas.” https://www.sat.gob.mx

2. Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF). “Guía de Finanzas para Emprendedores.” https://www.condusef.gob.mx

3. Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP). “Normas de Información Financiera.” https://imcp.org.mx

4. Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF). “Estados Financieros Básicos.” https://www.cinif.org.mx

5. Código Fiscal de la Federación. “Obligaciones de los contribuyentes.” https://www.diputados.gob.mx